Autocontrol Plan: características y funciones

¿Qué es Autocontrol Plan?

Autocontrol Plan es una herramienta para la planificación y gestión de instalaciones de manera digital y 100% en la nube. Esta aplicación pretende mejorar el control de las instalaciones, cumplir con la normativa y ahorrar en tiempo y costes. Con Autocontrol Plan podrás gestionar todos tus planes de autocontrol:

• Mantenimiento
• Limpieza
• Legionella
• Seguridad
• Plagas
• Calidad
• Piscinas

Además podrás gestionar todos los tipos de mantenimiento (técnico legal, preventivo, conductivo, correctivo y predictivo) y solucionar problemas muy importantes que tenemos a la hora de gestionar la instalación como pueden ser el exceso de papel o la gestión del tiempo.

Ventajas de implantar Autocontrol Plan

El software Autocontrol Plan busca dar respuesta a los diferentes problemas que existen en la gestión de una instalación. Para ello el software pretende ser de fácil manejo e intuitivo para el usuario. La facilidad de esta aplicación, permite planificar, optimizar el tiempo y mejora el control.

– Planifica: planifica y gestiona aquellas incidencias, tareas, partes y órdenes de trabajo de forma sencilla.

– Optimizar el tiempo: organiza la jornada de tu equipo aumentando su productividad mejorando

– Mejora el control: control en todo momento en tiempo real gracias a la opción móvil, pudiendo generar además informes detallados de las distintas áreas, equipos o trabajadores, todo esto con el objetivo de cumplir la normativa y mejorar el servicio dentro de tu instalación.

Funciones de Autocontrol Plan

Tareas, Órdenes y Partes de trabajo

Tareas: Las tareas son aquellas acciones rutinarias que hay que realizar en la instalación, es decir, los trabajos diarios que deben realizarse para el correcto funcionamiento de la instalación. Estos serán debidamente programados en tiempo y trabajador que los realizará, pudiendo ser acciones que se tengan que llevar a cabo todos los días, ciertos días de la semana o del mes, etc. Ejemplos de tareas serían revisiones de equipos, limpieza de estancias, fumigaciones…

Órdenes de trabajo: Incluiríamos a las acciones asignadas a un trabajador por un problema puntual. Como ejemplos serían la aparición inesperada de una plaga o la rotura de un grifo.

Partes de trabajo: Son acciones que no han sido programadas ni asignadas a ningún trabajador sino que han sido realizadas por iniciativa del propio trabajador. Podríamos poner varios ejemplos, como en el caso que la red de una portería de fútbol esté agujereada y vaya a comenzar un partido dentro de poco tiempo. En definitiva, son acciones que son de urgencia y, por tanto, requieren de una rápida actuación para su solución.

Para conocer el estado en que se encuentra cada acción, existirá un código de colores indicándolo:

– Pendientes: en color blanco, son acciones que aun no ha pasado su plazo de realización.

– Vencidas: en color rojo, son acciones donde el plazo de realización ya ha expirado.

– Resueltas: en color verde, para acciones que ya han sido realizadas correctamente.

– Rechazada: en color naranja, acciones que no se ha podido realizar por diversos motivos tales como falta de material o que para realizar esa acción antes no se ha completado una previa en el mismo área o equipo.

Incidencias

Es normal que en cualquier instalación surjan incidencias, pero para que estas se solventen en el menor tiempo posible, es necesario una comunicación rápida tanto para notificarla como para informar que ya ha sido resuelta. Con Autocontrol Plan este problema desaparece.

Cuando surja alguna incidencia, la registraremos en la aplicación indicando el o los responsables de solucionarla. Llegará un correo electrónico y una notificación móvil de manera inmediata con toda la información sobre dónde ha ocurrido, la causa de esa incidencia y las actuaciones y medidas correctivas que han tomado. También se generará un documento PDF con toda esta información que se podrá descargar.

Esta incidencia, además, se podrá convertir en una orden de trabajo con un simple botón para ser resuelta por el operario encargado.

Calendario y Agenda

Calendario: Visualización de todas las acciones que se deben realizar a través de una vista diaria, semanal, mensual o anual. En el calendario verás todas aquellas acciones programadas diferenciadas por colores dependiendo del plan al que pertenezcan.

Agenda: En esta función se verá de manera detallada las acciones que se deben realizar, pudiendo ver las horas en las que se tiene previsto realizar la acción, el color del plan al que pertenece la acción, el responsable y el nombre de la acción como tal. Se podrá también generar un PDF para imprimir.

Equipos

Podrás registrar todos los equipos de la instalación que puedan necesitar de mantenimiento, asignando el área en que se encuentra. Dentro de la ficha de cada equipo encontrarás varios módulos:

• Ficha de características: Encontrarás la foto del equipo, su nombre, la familia, el código de equipo y de familia, área donde se encuentra, marca, modelo y otros.

• Historial: Se visualizará todas las acciones (tareas, órdenes y partes de trabajo) e incidencias en las que está registrado el equipo conociendo su estado, la fecha de ejecución y el responsable.

• Archivos: Podrás adjuntar archivos que importantes para el funcionamiento del equipo (ficha técnica, planos, manual y protocolo de mantenimiento.

• Código QR: Con la creación de un equipo se generará un código QR. Este se imprimirá en una pegatina que se colocará en el equipo pudiendo identificarlo in situ rápidamente mediante la aplicación móvil.

Informes

Podrás generar informes con las características deseadas de manera detallada y rápida. Selecciona el área, el plan, el responsable o una combinación de ellos para extraer las mejores conclusiones de cara a la mejora de la instalación.

Tendremos toda la información sobre las tareas resueltas (con resultados numéricos o de Sí/No), rechazadas (conociendo los porqués) o vencidas.

Gestor documental

Con el gestor documental podrás archivar digitalmente todos los documentos referentes a la instalación, eliminando por completo el papel. De este modo, tendrás siempre todos los documentos necesarios guardados en un único sitio y donde podrás acceder y encontrar los archivos que necesitas rápidamente. Incluye planos de la instalación, certificados, fichas de productos, protocolos, titulaciones de los trabajadores o todo lo que creas necesario para la gestión de la instalación.

Notificaciones App y envío de emails

Con estas herramientas mejorarás la fluidez de comunicación de todo el equipo de trabajo. Podréis mandaros mensajes entre todos los trabajadores llegando directamente a su destinatario.

Las notificaciones App permiten mandar mensajes cortos que llegarán instantáneamente al móvil del trabajador a través de una notificación.

Los correos electrónicos también funcionan de manera similar pero los mensajes llegarán al correo electrónico directo del trabajador.

Panel de control

A través de gráficos conoce el cumplimiento de las tareas, ordenes y partes de trabajo diferenciando entre completadas, vencidas, rechazadas o pendientes, conociendo de un vistazo el grado de cumplimiento y desarrollo de los planes de autocontrol. Esto te permite mejorar el control y la gestión de toda la instalación.

Funciones de Autocontrol Plan Piscina

Además de las funciones anteriores, si en tu instalación hay piscina, podrás controlar también las mediciones de los vasos. Esta herramienta permite cumplir con las exigencias del Real Decreto 742/2013 y de los decretos de todas las Comunidades Autónomas.

Podrás digitalizar el libro de piscinas con los registros de mediciones tanto de agua como de aire. A final de la temporada de baño se subirá automáticamente el Informe SILOE en el Ministerio de Sanidad.

Mediciones diarias de autocontrol

Registro de las mediciones diarias de la piscina tanto de agua como de aire sustituyendo el tradicional libro de piscinas en papel. Podrás medir todos los parámetros de control de calidad de agua y aire recogidos en la legislación nacional y las legislaciones autonómicas.

La visualización por colores simplifica si los parámetros están dentro de lo exigido por la legislación o no:

– Medición OK: valores dentro de la legislación.

– Revisar valores: incumplimiento de la legislación pero de carácter leve.

– Cierre Piscina: incumplimiento de la legislación grave, cierre de vaso.

Análisis mensual de laboratorio

La legislación nacional indica que cada mes hay que realizar una analítica de laboratorio en cada vaso. Con esta función se pueden registrar los parámetros de las analíticas de laboratorio pudiendo adjuntar el documento PDF con la analítica original para tenerlo digitalmente y siempre disponible.

Al igual que las mediciones de autocontrol, podrás visualizar rápidamente si estás cumpliendo o no los valores exigidos por el Ministerio de Sanidad:

– Medición OK: valores dentro de la legislación.

– Revisar valores: incumplimiento de la legislación pero de carácter leve.

– Cierre Piscina: incumplimiento de la legislación grave, cierre de vaso.

Estadísticas

Gráficamente verás el comportamiento histórico de todos los parámetros de cada vaso conociendo su evolución y en que días se ha incumplido la legislación y si de manera grave o leve. La visualización puede ser tanto de parámetros independientes como de varios de ellos a la vez.

Los valores entre las bandas amarillas indican que son correctos, si están entre las bandas amarillas y rojas será un incumplimiento leve y fuera de las bandas rojas será uno grave.

Alarmas

Creación automática de alarmas en caso de que no haya una medición diaria de autocontrol al finalizar el día o si hay valores fuera de los rangos exigidos por la legislación. Llegará un correo electrónico a los responsables para avisar de esa alarma.

Punto digital de información al público

En la legislación nacional de piscinas se especifica que debe haber un lugar de información visible y accesible al público.

• Pantalla pública: utilizando una pantalla podrás mostrar de manera constantemente actualizada las mediciones diarias de agua y aire. Si no se dispone de una pantalla existe la opción de descargar e imprimir un documento en PDF con los datos de calidad.

• Código QR: se generará un Código QR que podrá poner en diferentes lugares de la piscina para, con una captura a través del móvil, redirigir al usuario hacia la información de calidad de agua y aire.

• Comunicación telemática: se puede incluir en la página web o en redes sociales el enlace directo hacia los datos de calidad de agua y aire, pudiendo conocer los bañistas esa información incluso antes de ir a la piscina.

Informe Anual SILOE

Además de los informes de la propia instalación, también se puede realizar el informe anual SILOE exigido por el Ministerio de Sanidad. Al finalizar la temporada nosotros revisamos los registros diarios y de laboratorio para asegurarnos de que sean correctos y subimos el informe a la plataforma del Ministerio.

Autocontrol Plan desde el móvil y en la nube

Autocontrol Plan es un software alejado en la nube y que no necesita instalación en ningún ordenador. Además, se puede acceder desde un móvil a través de la aplicación disponible para iOS y Android.

El trabajador puede consultar tareas y órdenes de trabajo y registrar incidencias rápidamente y en cualquier lugar.

La comunicación interna será más rápida, reduciendo el tiempo desde registro de incidencias hasta el anuncio de que ésta ha sido realizada.