La gestión del Plan de mantenimiento de un hotel

La planificación, el control y el análisis son los tres principales pilares para la elaboración de un Plan de mantenimiento de un hotel. Dentro de este, podemos encontrar las distintas áreas que componen un hotel, los equipos presentes en las instalaciones,  las labores de que se han de realizar en cada una de ellas o la periodicidad de su ejecución.

La elaboración de un buen Plan de mantenimiento certifica la conformidad y satisfacción final del cliente. Por lo tanto, la atención en la confección del plan así como la de su implantación y seguimiento serán los garantes de una optima gestión de nuestro complejo hotelero.

Gestión del mantenimiento de un hotel

La implantación de un Plan de mantenimiento se compone de las siguientes fases: análisis de la situación, definición de la política de mantenimiento, establecer las necesidades de mantenimiento, recopilación de datos, implantación y difusión del plan de mantenimiento, análisis de los resultados y readaptación del sistema.

Cuando se elabora una Plan de mantenimiento de hoteles se responde a distintos controles:

• Legal: normativa vigente.
• Preventivo: actuaciones periódicas orientadas a prevenir y prolongar la vida útil  de equipos e instalaciones.
• Conductivo: inspección diaria del correcto funcionamiento de los equipos.
• Correctivo: operaciones de reparación de daños.
• Predictivo: supervisión del mantenimiento y anticipación de estados.

Ser capaz de dar respuesta a estas observaciones equivale a la optimización de la instalación de manera integral.

Mantenimiento en hoteles

Áreas

Así como ya se ha mencionado con anterioridad, la confección del Plan de mantenimiento sigue una determinada metodología. De acuerdo a las fases, en primer lugar debemos diferenciar las distintas áreas que componen nuestro hotel.

El análisis de las áreas se realiza a través de un proceso de ramificación.

• Áreas: Primero se identificarán las áreas generales, por ejemplo la división en alojamiento, SPA, comedor, campo de golf, piscina, parking, oficinas, etc.
• Sub áreas: En segundo lugar, se procede a sub dividir cada una de las áreas generales. En el caso del alojamiento, podemos dividir en subáreas por ejemplo serán cada una de las plantas del hotel. Planta baja, planta primera, planta segunda, azotea, etc.
• Sub sub áreas: Por último, las sub áreas pueden dividirse a su vez en sub sub áreas. Es decir, cada una de las plantas en habitaciones.

El conocimiento de las áreas se basa en la disección de toda la instalación. Con esta etapa lo que lograremos es obtener todas y cada una las zonas en las que se ubican equipos susceptibles de hacerles un mantenimiento preventivo o correctivo a través del registro y gestión de posibles incidencias.

Equipos

Con todas las áreas correctamente diferenciadas, el siguiente paso será identificar los equipos presentes en cada zona. Estamos ante el paso más laborioso. Consiste en establecer las necesidades de mantenimiento de cualquier equipo. Asimismo para su elaboración se recopilarán datos de interés acerca del equipamiento.

Los cientos de equipos de un hotel requieren planes de mantenimiento múltiple, con frecuencias de  supervisión diversas y costes de conservación dispares. De nuevo, a modo de comparativa, no será igual las tareas de control de los equipos mecánicos o eléctricos, que el mantenimiento de los equipos informáticos del hotel.

El Plan de mantenimiento en un hotel es el conducto de la eficiencia de la instalación hotelera. En el plan también se encuentran las fichas de seguimiento y control del mantenimiento de equipos. Este tipo de documentos deben contener el área en el que se halla el equipo, el estado del mismo, la frecuencia de las tareas requeridas, el responsable de realizarlas y otras observaciones complementarias.  Las fichas de seguimiento de las acciones periódicas agilizan la labor de control al reducir tiempos y garantizar el mantenimiento completo.

Si la supervisión se realiza de acuerdo con las exigencias de los equipos, los huéspedes siempre se encontrarán con unas instalaciones en perfecto funcionamiento.

El equipo de mantenimiento

El equipo de mantenimiento de un hotel se compone del personal encargado de cumplir con las tareas rutinarias de complejo. Dentro de este equipo se halla, al menos, un jefe de mantenimiento y varios ayudantes.

El jefe o encargado de mantenimiento es el responsable que organiza las tareas y supervisa las operaciones que están bajo su mando. Es de vital importancia que el encargado conozca a fondo todas las áreas y equipos que en cada una de ellas se encuentra. De acuerdo con esto, el encargado es capaz de programar las tareas de acuerdo al Plan de mantenimiento del hotel.

Bajo la supervisión del jefe está el personal de mantenimiento. El equipo de mantenimiento tiene como labores:

• Efectuar las tareas diarias programadas
• Limpieza de las habitaciones y resto de instalaciones
• Supervisar los equipos y alertar de cualquier posible incidencia
• Control de la calidad del agua
• Prever posibles averías
• Resolución de desperfectos o daños
• Proponer mejoras consecuencia de su manipulación diaria

Además, parte del personal del hotel tendrá un contacto directo con los huéspedes. En el caso de personal de recepción o incluso algún miembro del equipo de mantenimiento puede recibir de modo directo advertencias o quejas de los clientes. Cuando este ocurra se deberá subsanar lo más rápidamente posible la incidencia, pues la satisfacción del huésped es una máxima.  La urgencia de intervención está marcada por el grado de exigencia del cliente.

Análisis y readaptación del Plan de mantenimiento

La elaboración y ejecución del Plan de mantenimiento del hotel no son el punto y final del proceso. Necesitamos ir más allá, evaluar cómo funciona el plan y si este necesita mejoras.

Dado que el equipo de mantenimiento es quién debe seguir el plan, será el personal la principal fuente de información. La inspección del mantenimiento hotelero consiste en la supervisión constante del programa. La limpieza o la operatividad de los equipos son fallos detectables en el día a día de un hotel.

También, las alertas proceden de inspecciones programadas por el propio complejo hotelero. Y es que se recomienda que al menos de manera trimestral, semestral o anual se efectúen labores de supervisión sistematizadas .

Con un buen Plan de mantenimiento, la organización de tareas de análisis y readaptaciones del sistema es mucho más  sencillo. Si se demandase, por ejemplo, una inspección de la segunda planta, el informe de la supervisión contendría el estado de los equipos (secador de manos), que a su vez, se encuentran ubicados en áreas (alojamiento), sub áreas (planta segunda) y sub sub áreas (habitación 104).

Autocontrol Plan como solución a la gestión del mantenimiento

Autocontrol Plan es el software que nace con el objetivo de solucionar la planificación y gestión del los planes de mantenimiento de instalaciones hoteleras.

Con su software, alojado en la nube, podrás digitalizar el control de tu hotel. ¿Qué cómo lo hace? Muy fácil, desde la aplicación Autocontrol Plan podrás planificar las tareas, órdenes y parte de trabajo que requiere la gestión de un hotel.  También visualizarás todas las acciones que se deben realizar a través de una vista diaria, semanal o mensual y quién es el encargado de llevarla a cabo. Incluso, podrás registras todos los equipos asignando un área específica.

Si tus clientes desean comunicarte algún tipo de incidencia, también lo podrán hacer a través del escaneado de un código QR. En el registro de incidencias externas sabrás al momento qué ha generado la llamada de atención de los huéspedes.

No lo dudes, ponte en contacto con nosotros a través de nuestro correo info@autocontrolsistemas.es o mediante nuestros teléfonos de contacto 983 044 047 y 696 588 712. Estaremos encantados de ayudarte.