Problemas y soluciones al implantar y gestionar Planes de Autocontrol

A lo largo de los años que llevamos creando y evaluando planes de autocontrol, nos hemos encontrado con muchos directores, gerentes, jefes de mantenimiento y directores de calidad con semejantes problemas al querer implantar y gestionar Planes de Autocontrol con éxito en sus respectivas organizaciones e instalaciones.

En este post, queremos compartirlos con vosotros y aportaros soluciones concretas que hemos desarrollado para combatirlos.

Problemas al implantar y gestionar Planes de Autocontrol

Exceso de papel

¿Montañas de papeles en tu escritorio?, ¿partes de trabajo de operarios que debes picar a mano en un Excel? ¿Días de trabajo perdidos redactando informes?

Trabajar en formato papel nos supone varios de estos problemas:

• Corremos el riesgo de perder el documento. En nuestras organizaciones tenemos la obligación de conservar documentos por cuestiones técnicas y por cumplimiento legal.
• Deterioro del documento con el paso del tiempo. Las condiciones del lugar donde lo almacenemos como la humedad, presencia de productos químicos o incidencia de luz solar puede hacer que el papel se ponga amarillento, se resquebraje o que la tinta desaparezca.
• Comunicación lenta entre operario que ejecuta las tareas, coordinador, dirección y auditoria.
• Mala disponibilidad de consulta inmediata. Podemos pasar horas buscando un documento concreto o incluso días redactando un informe ya que previamente hemos tenido que buscar entre cientos de papeles, consultar y volver a redactar.

Gestión de incidencias

En todas las instalaciones se producen incidencias. Esto no es un problema, es una realidad con la que tenemos que aprender a convivir. Prevenirlas y gestionarlas con fluidez es el reto.

La gestión de incidencias en papel provoca pérdida de tiempo desde que se produce hasta que se resuelve, lo que supone un mayor periodo en el que está abierta e incomodando el buen funcionamiento de nuestra instalación y al bienestar de nuestros usuarios.

Pongamos un ejemplo, inodoro averiado en aseo femenino:

• La usuaria que detecta la incidencia avisa en recepción. La recepción avisa al operario de turno. El operario se acude  al aseo y registra la incidencia en papel y cierra el baño al público.
• Se desplaza a la oficina del jefe de mantenimiento a quien deja el papel con la incidencia.
• El jefe de mantenimiento la lee (en el caso de que esté en ese momento allí), y se pone en contacto con el operario especialista (fontanero).
• El fontanero se desplaza, soluciona la incidencia y vuelve a completar el papel de incidencia explicando las causas y medidas correctivas.
• Se desplaza hasta el despacho del jefe de mantenimiento y la deja sobre su mesa. El papel quedará en un lado de su escritorio esperando a leerla y dedicará unos minutos de trabajo administrativo que no le corresponde a registrarla.
• Ya no hablemos del día que quiera obtener un informe de incidencias mensual, trimestral o anual…

Conocer el grado de cumplimiento de las tareas

Una cosa es planificar y otra bien distinta es hacer un seguimiento real de las actuaciones que se están haciendo en nuestra instalación. De nada sirve tener por ejemplo un buen plan de mantenimiento en papel, si después no tengo posibilidad de conocer las tareas que:

• Se han realizado dentro del plazo acordado.
• Han quedado sin completarse por problemas técnicos.
• Se ha vencido la hora y fecha de ejecución.
• Están pendientes de realización dentro del plazo.

Secuestro del conocimiento

Nos encontramos algunos casos en los que el conocimiento técnico del “Qué hacer” recae sobre un trabajador en concreto. Éste se muestra reticente a enseñar cómo se hace una determinada acción a otros compañeros. Tampoco quiere dejarlo por escrito por el miedo a quedar desplazado o ser sustituido en el futuro.

El problema para la instalación llega cuando esta persona está de vacaciones, de baja o peor aún, cuando se jubila. Las personas que lo sustituyen tienen que empezar a ciegas y comenzar un largo periodo de descubrimiento técnico de las instalaciones. Esta situación puede desencadenar en incidencias, pérdidas de tiempo y corremos el riesgo de dañar algún equipo.

Gestión del tiempo

• Desconocimiento de cargos directivos: ¿Cuánto se tarda en hacer una tarea? ¿15 minutos o 1 hora?. Nos encontramos a menudo con gerentes y directores que no tienen conocimiento específico de los tiempos de ejecución de las tareas. En los casos más extremos hemos oído frases tan representativas como “tengo a 5 trabajadores de mantenimiento, no sé si me sobra uno o me faltan dos”.
• Mala organización del operario: Existen actuaciones que se pueden ir haciendo y mientras tanto puedo ejecutar otras. Incluso tareas que su tiempo de ejecución se ve incrementado porque no he preparado con anticipación los materiales o maquinaria necesaria.

Falta de control

Porque no es lo mismo tener la “situación bajo control”, que tener la “situación con bajo control”. Podemos decir que este es el problema por excelencia. No tener pleno control en un protocolo de autocontrol es una incoherencia grave.

Trabajar en papel nos supondrá pérdida de tiempo en desplazamientos y consultas tediosas de documentos hasta encontrar el indicador o resultado concreto que estamos buscando.

Digitalización, la solución para implantar planes de autocontrol con éxito

Nuestra recomendación es que plantees la implantación de un sistema de autocontrol digital que de respuesta a las características y exigencias específicas de tus planes de mantenimiento, limpieza, legionella, calidad, plagas, seguridad o piscina en caso de tenerla.

Autocontrol Plan, te ayuda a solucionar estos problemas. Te explicamos funciones específicas que te ayudarán en el día a día, mejorando tus actuales mecanismos de ejecución y control:

Menos papel y más digitalización

a) Digitaliza las acciones a realizar en tu instalación diferenciando entre:

• Tareas- Acciones programadas orientadas al mantenimiento preventivo.
• Órdenes de trabajo- Acciones asignadas a un trabajador para dar respuesta al mantenimiento correctivo.
• Partes de trabajo- Acciones que realiza el trabajador que no han sido ni programadas ni asignadas.

b) Gestor documental en la nube. Mantén siempre accesible la documentación. Tanto para ti como herramienta de acceso rápido a la información (actas, protocolos, documentación de la organización, normativas, titulaciones…) como para tus trabajadores como herramienta de ayuda a la ejecución de una tarea (planos, manuales, fichas de seguridad de productos, datos de proveedores…).

Gestión de incidencias

a) La gestión digital de incidencias te permitirá tener un mecanismo de comunicación interna en tiempo real. El operario puede registrarla fácilmente en 2 pasos. Desde ese momento recibirás una notificación y quedará constancia de todo el proceso.

Filtra y genera informes de incidencias concretos según su situación (resuelta, no resuelta), por área, por plan de autocontrol, por responsable…

Conocer el grado de cumplimiento de las tareas en tiempo real

El operario podrá visualizar su check list de tareas fácilmente desde su dispositivo móvil y tendrás un feedback inmediato de qué tareas se han hecho y cuáles siguen pendientes.

Gestión del tiempo

a) Ayudemos a nuestros operarios indicándoles en qué momento tienen que hacer las tareas. Días, horas, tiempo estimado de ejecución y prioridad de la tarea respecto a otras:

b) Visualización rápida del trabajo programado con 2 vistas diferenciadas:

• Calendario con indicaciones gráficas asignando un color a cada Plan de Autocontrol (mantenimiento, legionella, limpieza, plagas, calidad, seguridad, piscina)

Agenda de trabajo para visualizar fácilmente las tareas programadas en un día, semana o mes concreto:

Aumenta el control y visualiza informes de resultados rápidamente

a) Panel de control. Con el panel de control puedes conocer en todo momento la situación de las tareas y órdenes de trabajo. Completadas, resueltas, vencidas, pendientes o rechazadas.

b) Informes. Conoce informes de resultados en segundos. Tan sencillo como seleccionar el área de tu instalación y el plan (Mantenimiento, legionella, limpieza, calidad…) y tendrás un informe con toda la información de las acciones que se han hecho. Día, hora, descripción de la tarea, resultados y persona responsable.

Si quieres ampliar información y conocer a fondo esta herramienta te invitamos a visitar el post: “Autocontrol Plan: Características y funciones”.

Comienza hoy a implantar Autocontrol Plan y cambia el rumbo

Si te has sentido identificado con algunos de los problemas que hemos comentado y quieres probar las soluciones que tenemos en Autocontrol Plan, te invitamos a que contactes con nosotros para ampliar información o para probar una demo personalizado pinchando en el siguiente botón.